Quand une entreprise évolue et se développe, de nombreux changements doivent être gérés. Le recours aux logiciels de gestion d’entreprise s’avère indispensable, voire incontournable. L’ERP figure parmi ces logiciels de gestion efficace qui permet d’accompagner cette croissance. Mais maîtriser les éventuels changements, simplifier les process et anticiper les évolutions futures nécessite un outil de travail adapté. Face aux différents ERP sur le marché, il n’est pas toujours facile de trouver celui qui peut répondre à ces besoins. Voici comment bien choisir votre logiciel de gestion d’entreprise.
Quel intérêt d’utiliser un logiciel de gestion d’entreprise ?
De l’anglais « Enterprise Resource Planning », l’ERP est traduit « Progiciel de Gestion Intégrée » ou PGI. C’est une solution informatique qui aide les décisionnaires de l’entreprise dans la gestion de celle-ci. La gestion de la facturation ou les tâches commerciales sont, entre autres, les activités d’entreprise pouvant être prises en charge par un logiciel ERP. C’est un outil de gestion informatisée puissant, mais encore faut-il savoir comment choisir le logiciel de gestion adapté à son entreprise.
Au début de leurs activités, de nombreuses entreprises utilisent de la suite bureautique standard comme outil de gestion. Certes, les tableurs et les logiciels de traitement de textes disposent des fonctionnalités très puissantes, mais ils sont rapidement dépassés, notamment quand la gestion de l’entreprise devient plus importante suite à une forte croissance.
La suite bureautique devient vite inadaptée dès que le nombre de fichiers manipulés augmente : les données sont mal gérées, souvent dispersées et les erreurs de saisie se multiplient. Ce qui rend impossible la visibilité en temps réel de l’activité de l’entreprise afin de pouvoir réagir efficacement en cas de problèmes ou d’anticiper les changements.
Le logiciel de gestion d’entreprise est la solution à toutes ces problématiques. C’est un outil adapté aussi bien aux petites qu’aux grandes entreprises. Un ERP permet de piloter en temps réel les activités, de disposer d’une base de données unique, centralisée, de répondre aux besoins relatifs à la croissance de l’entreprise, d’offrir une meilleure gestion des ressources, d’optimiser et automatiser les process de travail.
Une solution de gestion sur mesure : à chaque entreprise son ERP
Les besoins et les spécificités en termes de gestion sont différents pour chaque entreprise. C’est pourquoi les ERP ont de multiples fonctionnalités et il est possible de les adapter selon les besoins. Toutes les entreprises peuvent ainsi disposer d’un logiciel de gestion d’entreprise taillée sur mesure, qu’il s’agisse de PME, de TPE, voire des ESN. Concernant spécifiquement les sociétés de services et les cabinets de conseil, de nombreux modules peuvent être intégrés pour augmenter leur performance.
Le CRM ou la gestion de la relation client permet, entre autres, de gérer les demandes client et les appels d’offres afin de pouvoir proposer à leur interlocuteur la réponse idéale : devis, propositions commerciales, etc. Un CRM gère les comptes clients et prospects, permet de mieux piloter la prospection, facilite la déclaration des opportunités, etc.
La gestion des affaires permet un suivi de toutes les étapes d’une mission ou d’un projet. Ce module permet, par exemple, d’avoir une vision globale des contrats et tous les éléments indispensables, dont les tâches à réaliser, l’état d’avancement des projets ou encore le suivi du budget.
La gestion des facturations est une des fonctionnalités indispensables dans un ERP. Tout devient plus simple, gestion des acomptes, gestion des échéances, suivi des règlements et de la facturation, gestion des relances, etc.. Ainsi, les risques d’erreur et d’omission sont réduits, ce qui permet de gagner considérablement en temps et en rigueur.
La gestion des achats permet de gérer et de suivre les dépenses de l’entreprise. C’est une fonctionnalité qui offre à l’entreprise une vision transverse sur ses fournisseurs, ses bons de commande et ses factures d’achats et de disposer d’une base de données fournisseurs, produits et prestations.
Les étapes essentielles pour choisir un ERP
Pour toutes les entreprises, y compris les sociétés de services et les cabinets de conseil, l’objectif est de disposer d’un ERP qui s’adapte à l’entreprise et non l’inverse. En règle générale, un ERP aux fonctionnalités complètes et personnalisables, ergonomique, facile à prendre en main et à mettre en œuvre peut suffire. Deux étapes importantes permettent de disposer de cet ERP idéal.
La première étape vise à définir les fonctionnalités nécessaires à sa gestion d’entreprise. Il s’agit de définir ses propres besoins et d’identifier les fonctionnalités indispensables. Il convient alors de prendre en compte les critères suivant : le budget, le nombre d’utilisateurs, les fonctions des utilisateurs et les modules ERP associés. Ensuite, de définir le type de logiciel adapté : pour petite ou grande entreprise. S’agit-il d’un ERP standard ou spécifique à son domaine d’activité ? L’ERP doit-il être intégré à d’autres solutions ? Qu’en est-il des services offerts par le fournisseur ? Quelle solution d’hébergement de données adopter ? Des réponses précises permettront, par la suite, de procéder à une sélection parmi tous les ERP proposés sur le marché.
La seconde étape consiste à comparer et à tester les logiciels retenus, car il y aura certainement 2 ou 3 logiciels qui répondront aux besoins. Une bonne comparaison des fonctionnalités disponibles permettra d’affiner le choix. Cette comparaison peut être effectuée via une mise en situation réelle pour tester et évaluer chacun des logiciels ERP retenus. Les véritables professionnels, fournisseurs de solutions ERP, dont fait partie Gestimum, peuvent proposer gratuitement ce type d’évaluation en situation réelle. Par ailleurs, Gestimum vous offre un accompagnement sur mesure, aussi bien avant pendant qu’ après l’installation de votre ERP. Nous confier ce type de projet, c’est bénéficier d’une solution ERP sur mesure qui présente un réel avantage organisationnel et fonctionnel pour son entreprise.
En conclusion, dans un projet d’implémentation de progiciel ERP, il est important de bien connaître et bien définir ses besoins et toutes les spécificités de son entreprise. Se faire accompagner dans un tel projet permet de bien choisir la solution qui répond exactement à ses besoins de gestion d’entreprise. Recourir aux services d’un professionnel tel que Gestimum vous aidera à trouver la meilleure solution ERP : l’outil à la fois agile, flexible et structurant pour votre entreprise.
