Pour disposer d’un outil de gestion à la fois performant et adapté aux besoins de son entreprise, il ne suffit pas de choisir le fameux logiciel aux multiples fonctionnalités ou de sélectionner le meilleur des éditeurs. De nombreux critères sont à prendre en compte lorsqu’on a décidé d’utiliser un logiciel de gestion. À commencer par l’identification des problématiques actuelles, puis par la définition de tous les besoins. Tous les éléments de réponses obtenus serviront à avoir une « short list » où figureront 2 ou 3 logiciels. Il sera ainsi plus facile de choisir celui qui accompagnera son entreprise.
Identifier tous les problèmes liés à la gestion de l’entreprise
Dans un premier temps, cette indispensable démarche permettra aux managers de se rendre compte de ce qui doit être revu au sein de l’entreprise. Si l’on arrive à identifier tous les problèmes, notamment idéalement au sein de chaque service, il sera plus facile d’imaginer quelles solutions adopter. C’est là tout l’intérêt de la transformation numérique, car l’adoption d’un logiciel de gestion permettra de résoudre d’innombrables problèmes : les oublis de facturation et des relances de paiement, les erreurs de saisie, la lenteur administrative, les temps perdus dans la gestion manuelle, notamment quand on fait face à un volume de données devenu très important, etc.
À propos de la transformation digitale, les éditeurs de logiciels rivalisent actuellement d’ingéniosité pour offrir des solutions numériques toujours plus performantes et pouvant être adaptées aux besoins des entreprises, aussi spécifiques soient-ils. Actuellement, pour chaque problème de gestion rencontré, il existe une solution logicielle. L’important c’est de savoir quel logiciel de gestion choisir et comment le choisir.
Identifier les réels besoins de l’entreprise en termes de gestion
Outre le grand nombre de logiciels sur le marché qui ne facilite pas le choix, il existe encore d’autres critères de choix à prendre en compte. Par exemple, on peut choisir un logiciel de gestion commerciale standard ou un progiciel ERP intégré. On doit également choisir pour quel type d’installation opter : on-premise, installé sur le serveur de l’entreprise, ou en mode SaaS, à exploiter sur le Cloud. Les possibilités sont nombreuses et on peut facilement tomber sur le mauvais choix en choisissant un logiciel inadapté. C’est pourquoi identifier ses réels besoins permet également d’affiner ses critères de choix.
Après avoir identifié les problèmes de gestion et les besoins, il est plus facile de choisir quel logiciel de gestion est plus adapté pour un meilleur fonctionnement de l’entreprise : logiciel de facturation, de gestion commerciale, de pilotage et de reporting, de comptabilité ou encore un CRM, etc. Mais face à cette énorme liste, qui n’est pas exhaustive, il faut encore définir les priorités. En effet, pour affiner le choix et obtenir sa « short list », il faut sélectionner le ou les logiciels qui sont essentiels à l’entreprise. Cette dernière peut avoir besoin que d’un logiciel spécifique, moins coûteux, au lieu d’investir dans un outil onéreux, surdimensionné et qui n’est pas encore pertinent à la situation actuelle de l’entreprise.
Toujours penser aux futures évolutions de l’entreprise
Quel que soit le type de logiciel sélectionné, il est important de toujours choisir un logiciel de gestion évolutif et compatible avec d’autres outils de gestion. L’évolutivité offre la possibilité de disposer des nouvelles et dernières mises à jour, sans que l’on ait à investir dans un nouveau logiciel plus performant. Quant à la compatibilité avec les autres logiciels de gestion, il est plus facile d’intégrer d’autres modules spécifiques pour avoir un logiciel complet et adapté. Ce dernier pourra alors accompagner durablement l’entreprise dans ses futurs croissances et développements.
À ce propos, il faut également prendre en compte le nombre d’utilisateurs du logiciel. Ce nombre peut augmenter au fur et à mesure que l’entreprise se développe. Un logiciel mono utilisateur ne serait donc pas adapté à une entreprise plus importante. Dans ce cas précis, choisir un logiciel de gestion commerciale serait plus approprié.
Choisir une solution logicielle adaptée à son secteur d’activité
Que vous soyez dans le bâtiment, industriel ou commerçant, il existe certainement un logiciel spécifique à votre métier. Il est conseillé d’opter pour ce logiciel spécifique bien que les logiciels standards ou généralistes puissent parfois répondre aux attentes. En effet, ces logiciels standards peuvent être adaptés aux spécificités d’un métier donné. C’est le cas des logiciels dits modulaires. En revanche, il faut encore investir dans d’autres modules intégrables au logiciel existant.
Le choix de l’éditeur est également un critère important. Assurez-vous qu’il propose des formations dédiées à son logiciel, une assistance technique, que leurs solutions logicielles soient conformes en termes de réglementations et proposent des mises à jour régulières.
