Un projet ERP est une démarche de développement stratégique au sein d’une entreprise qui implique différentes phases pour sa préparation et sa réalisation. Voici les différentes étapes à suivre pour garantir la réussite du projet.
Réaliser un audit de l’organisation de l’entreprise
L’évaluation des besoins de l’entreprise en système d’information est primordiale pour déterminer si l’investissement dans l’implantation d’un ERP est nécessaire.
Pour cela, il faut analyser le flux d’informations au sein de l’entreprise, les pratiques comptables et commerciales ainsi que les méthodes de gestion des stocks, des ventes…
À la suite de cela, il faut se poser la question de l’utilité d’un ERP et déterminer les différents objectifs à atteindre.
Mettre en place une équipe en charge du projet
Lorsqu’il est avéré que l’implantation d’un progiciel ERP dans le système d’information constituera un levier de développement de l’entreprise, il faut mettre en place une équipe en charge de l’étude et de la réalisation du projet.
Si le chef de projet est dans la majorité des cas issu du département technique et informatique, d’autres ressources issues d’autres départements sont nécessaires pour garantir la bonne intégration des différents besoins.
Evaluer les besoins et mettre en place un cahier des charges techniques et fonctionnel
Lorsque l’équipe est sur pied, il faut évaluer avec précision la configuration actuelle du système d’information et les besoins de l’entreprise à travers le nouveau logiciel ERP. C’est à partir des différents besoins identifiés que les différents modules du progiciel seront sélectionnés.
Le cahier des charges technique et fonctionnel regroupera toutes les données nécessaires tout au long du projet.
La direction de l’entreprise, animée d’une vision à long terme, doit s’impliquer dans l’évaluation des besoins, afin que le projet ERP fasse partie intégrante de la politique de croissance.
Le choix du logiciel
Après avoir déterminé avec précision les besoins de l’entreprise, il est temps de choisir le progiciel ERP adéquat. Dans le cas d’une orientation vers une solution open source, il faut assurer une programmation technique complexe pour faire correspondre les besoins de l’entreprise aux modules de l’ERP choisi.
Les licences propriétaires comme Gestimum ont l’immense avantage d’être entièrement personnalisables tout en disposant d’une interface ergonomique.
De plus, l’équipe technique disposera de l’assistance de l’équipe technico-commerciale.
Le déploiement et la migration des données
Le déploiement consiste en l’intégration de l’ERP dans le système d’information. Le choix est large entre une installation en local, l’hébergement dans un serveur distant dédié ou l’installation en système cloud mutualisé.
Après l’installation, il faut procéder à la migration des différentes données dans la base unique de l’ERP. Il est primordial de faire une sauvegarde avant le basculement.
La phase de test et de paramétrage
La phase de test et de paramétrage est critique dans la mesure où elle conditionne le bon fonctionnement de l’ERP tout au long de la vie de l’entreprise.
À ce moment, il est toujours possible d’ajouter ou de personnaliser les modules en fonction des différents besoins identifiés tout au long du processus de préparation et d’installation.
La formation des utilisateurs
La phase de formation est une étape indispensable qui sera plus ou moins longue en fonction de la complexité de l’interface de l’ERP. Une formation optimale garantit une utilisation au quotidien qui tire profit de toutes les potentialités de l’ERP.
