DematPiece

Dans le contexte général de dématérialisation des factures et plus généralement des pièces de vente, la gestion des flux sortants de documents devient un enjeu majeur et une opportunité pour faire gagner du temps et de la performance aux équipes administratives telles que l’administration des ventes.

Choisir DematPiece c’est l’occasion pour vous d’anticiper le «100% dématérialisé» qui sera obligatoire en BtoB d’ici 2025…

DematPiece est un automate logiciel adaptable avec deux fonctionnalités majeures :

• L’édition automatique de documents en PDF via le module G-Change
• L’envoi automatique de ces PDF par e-mail via un serveur de mail sécurisé dans le cloud

Il peut être adapté par paramétrage à différentes utilisations (en constante évolution selon les demandes des clients):
– Produire les documents en PDF et les envoyer par mail aux clients, aux fournisseurs, …
– Envoyer des documents pré-générés par l’Administration des Ventes dans un répertoire donné

Ce logiciel vous permet :
– D’automatiser la production et l’envoi de vos documents de ventes ou d’achats vers des Tiers avec vos propres modèles
– De suivre le statut d’envoi des documents directement dans Gestimum
– De suivre votre volumétrie d’envois via un espace client sur notre cloud et d’avoir un retour en cas de non-délivrance par retour de
mail dans votre propre adresse mail

Evolutions futures

- Envoi vers des GED - Envoi vers un site extranet client pré-packagé (pour les sociétés n’ayant pas le souhait de créer leur propre extranet) - Envoi de documents pivots EDI pour dématérialisation fiscale - Envoi vers un centre éditique pour édition, mise sous plis et envois postaux

Tarification

- Un forfait d’installation - Une mensualité fixe d’accès au service - Un coût unitaire à la facture envoyée par mail

Prérequis techniques

- DematPiece peut être installé votre serveur Gestimum ou sur un poste client sans modification de votre infrastructure. - OS : Microsoft Windows -Base de données : Utilisation de la base Gestimum existante en Microsoft SQL Server - Gestimum : A partir de la V7, la V8 est recommandée

Gestimum ERP : 100% fabriqué en France

Personnalisations possibles

Personnalisation de la liste des pièces à dématérialiser ( par type de pièces – famille clients – champ personnalisé, ou toute autre information issue de Gestimum…)

  • Document identique à une impression manuelle
  • Possibilité de préciser quelle information de Gestimum doit être utilisée en adresse email d’envoi (email de facturation, champs personnalisé, …)
  • Possibilité de définir une ou des adresses email en copie (cachée ou non) pour les envois, de façon statique (toujours les mêmes adresses) ou dynamiques (en fonction du tiers)
  • Possibilité d’ajouter systématiquement un même document à chaque mail (exemple : conditions générales)
  • L’envoi est réalisé depuis une adresse créée sur notre plateforme eDocErp du type nomduclient@e-doc-erp.fr. Si vous possédez et gérez votre propre nom de domaine, il est possible via la modification de votre SPF d’opérer les envois avec votre propre adresse email en tant qu’expéditeur.
  • Reversement des pièces non envoyées par manque de mail vers un répertoire (cas de rematérialisation courrier à effectuer, ou
    traitement manuel par l’Administration des Ventes par exemple)

Il est possible dans le cadre de votre licence d’avoir plusieurs tâches de traitement, et de planifier ces tâches à divers moments. (par exemple, envoi des factures à 20h et envoi des AR de commandes à 21h.)

 
Le paramétrage des tâches est entièrement géré par nos équipes selon les besoins que le client exprime. La définition des tâches est stockée dans notre cloud, vous n’avez à vous occuper de rien et vous pouvez vous concentrer sur le développement de votre activité.

Bénéfices

Gain de temps pour les équipes ADV

Fiabilité, fini les oublis

Réactivité

Vous pouvez envoyer les commandes saisies au client qui peut rapidement vous informer d’une erreur de saisie ou d’un ajout nécessaire.

Gestimum - Solution de dématérialisation DematPiece

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