Comme le dit si bien Gestimum, c’est à l’ ERP de s’adapter à l’entreprise et non l’inverse. Qu’il s’agisse d’une première installation ou d’un changement de logiciel de gestion d’entreprise, la démarche doit être toujours la même : un bon PGI doit s’adapter facilement à tous les processus de travail de l’entreprise. L’ERP offre ainsi un environnement favorable aux décisionnaires et doit répondre à tous les besoins préalablement définis.
Par ailleurs, un bon ERP est toujours évolutif, au moins à moyen terme. À l’installation, le PGI répond à plus de 80% des besoins fonctionnels de l’entreprise, mais ce même progiciel doit permettre également des ajustements nécessaires dans le futur. Les activités de l’entreprise évoluent et tous les outils existants doivent suivre cette évolution pour assurer une bonne gestion. C’est là tout l’intérêt d’un ERP flexible, ultra personnalisable, modulable et évolutif. Cette éventualité de croissance et de développement de l’entreprise doit donc être prise en compte avant la décision d’achat. C’est également l’intérêt de tester l’ERP, voire effectuer une simulation de croissance, afin de déterminer les limites du progiciel.
À cet effet, répondre aux bonnes questions suivantes est indispensable :
• L’ERP est-il assez évolutif pour accompagner le développement et la croissance de mon entreprise ?
• La solution ERP est-elle modulable en fonction de l’évolution des besoins de mon entreprise ?
• Est-il possible d’intégrer l’ERP dans la gestion de comptabilité intégrée de l’entreprise ?
Les réponses à ces questions vous permettront d’avoir un véritable tri sélectif et avoir la « shortlist » idéale pour le choix final.
Toujours prendre en compte l’adoption et l’appropriation d’un ERP par les utilisateurs.
L’intégration d’une nouvelle technologie peut provoquer une appréhension de la part des utilisateurs, notamment s’ils la découvrent. Dans le cas d’un ERP, le progiciel doit être intuitif, facile à prendre en main, convivial et personnalisable à souhait. Certes, chaque service au sein de l’entreprise a sa spécificité, mais une solution ERP doit être exploitable et accessible à tous, y compris aux employés non utilisateurs de l’ ERP.
Cette facilité offerte par l’ERP sélectionné optimise l’expérience utilisateur : les utilisateurs sont rassurés par la rapidité de la mise en application, l’appréhension disparaît et offre une meilleure adoption et acceptation par tous les utilisateurs. Enfin, travailler avec un outil à la fois innovant, simple à utiliser et efficace procure un certain plaisir dans le travail. Ainsi, le progiciel doit être capable de fournir les bonnes informations au bon moment, aux bonnes personnes.
Pour plus d’efficacité et de productivité, l’entreprise peut également miser sur la mobilité. Un ERP mobile facilite les missions à l’extérieur et offre à l’entreprise une meilleure productivité. Les informations peuvent se transmettre en temps réel et leur traitement n’en sera que plus rapide.
Dans tous les cas, il est primordial à l’entreprise de bien communiquer sur le projet ERP à l’ensemble de son personnel. Forcément, l’adoption d’un nouvel outil peut impacter les collaborateurs et la bonne communication permettra éventuellement de soulever certaines problématiques à résoudre pour une meilleure adoption de la solution ERP.
